Das digitale Recherche-Gedächtnis

Nummer 06/2013

Längst ist das Internet zu einem wichtigen Recherche- Ort und Recherche-Instrument geworden: Fotos und Augenzeugen-Videos auf Youtube oder Twitter, wichtige Dokumente als PDF, Audio-Mitschnitte von Gesprächen oder einfach nur interessante Links zu Webseiten, die zum bearbeiteten Thema passen. Schnell kommt ein Wust an Informationen und Quellen zusammen. Wenngleich sich Links noch relativ übersichtlich als Lesezeichen im Browser speichern lassen, scheitert das strukturierte Ablegen von heruntergeladenen Dokumenten meist an der Zeit und der Disziplin des Rechercheurs. Hier helfen Tools wie Evernote.

Was ist Evernote?

Evernote ist ein Hilfsprogramm, das das Sammeln, Ordnen, Archivieren und Wiederfinden von Inhalten nahezu jedweder Art gestattet. Textnotizen, Fotos, Grafiken, Dokumente, Audio- und Video-Inhalte können in vielen unterschiedlichen Formaten an einer zentralen Stelle gesammelt und geordnet werden. Das Tool kann zum einen in allen gängigen Browsern als webbasierter Dienst genutzt werden. Zum anderen gibt es aber für Windows, Apple und Linux eine auf dem eigenen Rechner installierbare Version. Der Hersteller hat zudem mobile Apps für alle wichtigen Smartphone-Systeme in petto. Zusätzlich kann Evernote mithilfe von kleinen Erweiterungsprogrammen für Browser und Mailprogramme noch enger in die eigene Arbeitsumgebung integriert werden. So ist das eigene digitale Recherche-Gedächtnis von nahezu überall erreichbar.

Wie funktioniert das Arbeiten mit Evernote?

Zunächst ist es erforderlich, einen kostenlosen Account anzumelden, um Evernote nutzen zu können. Erweiterte Funktionen wie Teamfunktion, größere Datenmengen, schnellere Bilderkennung, Suchen in PDF-Dokumenten sind in der Premium-Version enthalten, die zu einem Preis von 45 Euro jährlicher Nutzungsgebühr erhältlich ist.

Die Benutzeroberfläche des nützlichen Helfers ist sehr übersichtlich und leicht verständlich gestaltet. Das Hinzufügen von Texten, Fotos, Weblinks und Co. funktioniert in wenigen Schritten. Abgelegt werden die Daten in sogenannten Notizbüchern, von denen beliebig viele angelegt werden können. Nutzt man eine der mobilen Apps, besteht zusätzlich die Möglichkeit, automatisch den Ort über die GPS-Funktion des Smartphones hinzufügen zu lassen. Ein weiteres Schmankerl bei den Smartphones: Textdokumente lassen sich über eine eigene Fotofunktion abfotografieren und mit der integrierten Texterkennung in durchsuchbare Dokumente verwandeln. Das ist zwar nicht ganz fehlerfrei, funktioniert aber erstaunlich gut.

Evernote speichert die Daten sowohl lokal als auch in der Cloud auf den Servern des Herstellers. Ein Nachteil mag sein, dass man seine Daten dann nicht in 100-prozentiger Sicherheit weiß, der große Vorteil aber besteht darin, dass sich die Daten automatisch auf allen Endgeräten synchronisieren. Übrigens lässt sich Evernote sogar via E-Mail mit zusätzlichem Input versorgen.

Worin liegt der Nutzen für die Recherche?

Weil sich Evernote mit allen gängigen digitalen Datenformaten füttern lässt, eignet sich der Dienst sowohl für die Online- als auch die Offline-Recherche. Aufgezeichnete Hintergrundgespräche lassen sich genauso als Audiodatei in die Datenbank laden wie Statistiken, die sie als PDF-Dokument im Web gefunden haben. Beim Sammeln und Ablegen unterstützt Evernote den Anwender vorbildlich. Insbesondere die automatische Texterkennung, die übrigens auch Texte in Fotos erkennt, und das Suchen in PDF-Dokumenten sind weitere Stärken des Tools.

Ganz ohne Zutun des Nutzers entfaltet Evernote all sein Potenzial aber dann doch nicht. Das Verschlagworten der gefundenen Inhalte durch den Anwender ist sozusagen die Geheimwaffe, wenn es darum geht, später aus der Fülle an Inhalten nicht nur mithilfe von Freitextsuche, sondern auch mit aussagekräftigen Schlagworten das Wichtige aus dem digitalen Gedächtnis wieder rauszuziehen. Sinnvoll gewählte Schlagworte sind also nötig, aber selbst da bietet Evernote Unterstützung und schlägt bereits verwendete Tags bei neuen Inhalten automatisch vor.

Welche Alternativen gibt es?

Evernote ist derzeit wohl der führende Dienst dieser Art bei Privatanwendern und kleinen Unternehmen – allein schon wegen des geringen Preises. In einer vergleichbaren preislichen Liga gibt es zahlreiche Alternativen. Google hat zum Beispiel mit dem kostenlosen Dienst Keep einen digitalen Notizdienst gestartet, der aber derzeit erst sehr wenige Funktionen bietet. Microsoft bietet mit Onenote eine Alternative für Windowsnutzer. Devonthink und Yojimbo sind zwei weitere Dienste, die in der Webcommunity verbreitet sind.

Fazit

Alles an einem Ort, immer synchron, strukturiert abgelegt und durchsuchbar – das sind die klaren Stärken von Evernote. Zwar wird man eine Weile brauchen, um diese neue Form des Arbeitens für sich zu erschließen. Aber die Gewissheit, dass hier nach und nach ein wahrer Recherche-Schatz als digitaler Fundus entsteht, dürfte Motivation genug sein, die Einstiegshürde bei der Einarbeitung schnell zu nehmen. Bei der Nutzung von cloudbasierten Diensten ist jedoch zu bedenken, dass die Daten auf externen Servern gespeichert werden. Hier hatte Evernote im März 2013 ein Sicherheitsproblem, das inzwischen aber durch einen verbesserten Schutzmechanismus behoben wurde.