Ein Archiv, viele Autoren
von Sebastian Brinkmann
Nummer 04/2018
Wenn Journalisten Informationen recherchieren, verwenden sie häufig auch Wikipedia. Aber nur wenige wissen, dass ein Wiki auch innerhalb der Redaktion oder sogar des Verlags nützlich sein kann, um allen Kollegen einen einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen aller Art zu gewähren. Es gibt verschiedene Tools, mit denen sich ein verlagsinternes Wiki einrichten lässt.
Idee
Der Ansatz ähnelt dem von Wikipedia: Jeder kann das eingerichtete Wissensarchiv mit dem Web-Browser aufrufen und Inhalte jederzeit editieren und Seiten untereinander verlinken. Dokumente aller Art können jederzeit hochgeladen werden. Wenn viele mitmachen, ist das Wiki schnell eine reiche Wissensplattform für Recherche-Ergebnisse oder Kontaktdaten. Anders als bei E-Mails oder lokal gespeicherten Dokumenten haben alle Kollegen Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments und können damit arbeiten. Die Software hinter Wikipedia – genannt MediWiki – ist kostenfrei, aber eher was für Leute, die Spaß an der Herausforderung haben.
Confluence
Deutlich einfacher zu bedienen – jedoch kostenpflichtig – ist Confluence von der amerikanischen Firma Atlassian. Neue Nutzer lassen sich über eine Web-Oberfläche anlegen, ihnen können entsprechende Berechtigungen zugewiesen werden. Für jeden Bereich beziehungsweise jede Seite kann festgelegt werden, wer mitlesen und wer Texte schreiben kann. Der Editor, der stark an Word erinnert, macht es auch Einsteigern leicht, eine Information zu aktualisieren, Inhalte ansprechend zu formatieren oder Dokumente hochzuladen.
Confluence können Verlage wahlweise in der Atlassian-Cloud hosten lassen (dann müssen sie sich nicht um Updates und Backups kümmern) oder auf einem eigenen Server installieren. Die Cloud-Lösung kostet für Teams mit bis zu zehn Usern umgerechnet acht Euro im Monat. Wer bis zu 100 User im Team hat, zahlt pro User vier Euro im Monat. Macht bei 25 Kollegen also rund 1.200 Euro im Jahr. Mengenrabatte sind möglich. Wer Confluence auf dem eigenen Java-Server mit MySQL-oder PostgreSQL-Datenbank installieren und maximal zehn Usern Zugriff ermöglichen möchte, zahlt für die Lizenz und die ersten zwölf Monate Support und Updates einmalig rund acht Euro. Teams mit bis zu 25 Nutzern müssen einmalig rund 1.200 Euro bezahlen.
Evernote
Noch teurer und auch nur bedingt als Wiki zu sehen ist Evernote. Im Business-Tarif kann man Notizbücher im Team bearbeiten, allerdings kostet das pro Mitarbeiter und Monat 14 Euro. Für zehn Kollegen sind das 1.680 Euro im Jahr.
DokuWiki
Wem das alles zu teuer ist, der kann sich DokuWiki anschauen. Diese kostenfreie PHP-Software läuft auf so ziemlich jedem Webhosting-Paket von 1&1, Strato und Co., weil keine Datenbank benötigt wird. DokuWiki ist OpenSource und damit kostenfrei. Die Einrichtung neuer User beziehungsweise die Steuerung der Zugriffsrechte lässt sich über die Web-Oberfläche steuern. DokuWiki sieht nicht so chic aus wie Confluence, ist dafür aber eben auch kostenfrei. Wenn das unternehmenseigene Wiki auf einem öffentlichen Web-Server installiert wird, muss der Zugang auf die eigenen Kollegen beschränkt werden. Alternativ kann man DokuWiki auch auf einer Netzwerkfestplatte von Synology oder Q-Nap installieren und so die Daten in den eigenen vier Wänden halten. Wer sich für DokuWiki entscheidet, muss sich bewusst sein, dass ein Fachkundiger Updates einspielen, Backups erstellen und technische Probleme lösen muss. Das kostet Zeit – und damit auch Geld.
Fazit
Ein internes Wiki funktioniert nur dann, wenn es viele aktiv nutzen. Zu Beginn muss den Kollegen die Scheu genommen und erklärt werden, dass jeder jedes Dokument editieren darf, wenn er dort einen Fehler entdeckt oder eine Information veraltet ist. Idealerweise starten ein paar Enthusiasten mit einem Wiki, holen dann die Interessierten und danach die Skeptiker an Bord. Und wer dreimal gehört hat, dass die Agenda für ein Meeting oder eine für ihn nützliche Information „im Wiki“ steht, der fängt eines Tages auch an. Ganz nebenbei sinkt so die Zahl der herumgemailten Dokumente und Redakteure verbringen weniger Zeit damit, nach einer wichtigen Information in einer E-Mail oder in einem Dokument
irgendwo auf der Festplatte zu suchen.
Links
Veröffentlicht am
Kommentare
Einen Kommentar schreiben