Hilfe bei der Arbeitsplanung

Nummer 06/2018

Anstehende Aufgaben kann man auf Papier festhalten, aber wie oft geht der Zettel verloren oder ist nach ein paar Tagen kaum noch lesbar? Deutlich übersichtlicher werden Aufgaben, wenn man sie in dem Tool Todoist erfasst. Die Aufgaben lassen sich für einen bestimmten Tag eintragen und innerhalb des Tages nach Priorität sortieren. So sieht man ständig, was die wichtigsten Aufgaben sind, die man bearbeiten muss.

Wie funktioniert Todoist?

Das A und O bei einem Aufgabenmanager ist, dass man wirklich jede Aufgabe erfasst. Das leert den Kopf und schafft dort Raum für konzentriertes Arbeiten. Todoist macht das Erfassen von Aufgaben aus zwei Gründen besonders einfach: Die App läuft auf so ziemlich jeder Plattform (Browser, Windows, Mac, Smartphone, Tablet, SmartWatch). Die Aufgaben werden automatisch und fix zwischen allen Plattformen synchronisiert.

Zweiter Vorteil: Todoist versteht natürliche Sprache. So kann eine Aufgabe etwa lauten: „Morgen Patricia Müller anrufen“. Todoist extrahiert das Morgen und setzt die Aufgabe „Patricia Müller anrufen“ auf die To-do-Liste des nächsten Tages. Im gleichen Schritt kann man die Aufgabe einem Projekt zuordnen, in dem man dem Projektnamen eine Raute voranstellt. Mit p1, p2 oder p3 kann man die Aufgabe gleich als Aufgabe mit Prio 1, 2 oder 3 erfassen. Ein Tipp aus der Praxis: Jeder Tag sollte nur eine Prio-1-Aufgabe haben und idealerweise drei Prio-2-Aufgaben, sonst übernimmt man sich und schafft bis zum Abend nicht die wichtigsten Aufgaben.

Weitere Funktionen

Mittels Etiketten (statt einer Raute steht ein @ davor) kann man Aufgaben weiter klassifizieren. So kann man Etiketten zum Beispiel nutzen, um Aufgaben mit @Warten zu kennzeichnen, wenn man auf eine Antwort eines Kollegen wartet und das nicht vergessen möchte. Ferner kann man Aufgaben mit bestimmten Kollegen verbinden, damit man direkt alle Punkte mit der Person abstimmen kann, wenn sie gerade anruft.

Spielerei

Was zunächst banal klingt, stellt in der Praxis eine große Motivation dar: Todoist vergibt für jede erledigte Aufgabe sogenannte Karmapunkte und ermöglicht bei Erreichen einer gewissen Punktzahl das nächste Level. Die aktuelle Punktezahl wird immer oben rechts angezeigt. Das Tagesziel sollte entsprechend so hoch gesetzt werden, dass es einer gewissen Anstrengung bedarf, um es zu erreichen. Keine Sorge: Wer in Urlaub oder auf Dienstreise fährt, kann den Urlaubsmodus aktivieren und verliert dann keine Karmapunkte.

Zusätzliches

Auf Wunsch verschickt Todoist jeden Morgen die Übersicht der anstehenden Aufgaben per E-Mail. Auch Erinnerungen sind möglich: Zu bestimmten Uhrzeiten oder beim Erreichen oder Verlassen eines Ortes (Redaktion, Zuhause, Supermarkt) kann
Todoist an bestimmte Aufgaben erinnern. All diese Funktionen kennt man auch aus anderen Aufgabenmanagern, aber niemand hat das so chic und durchdacht umgesetzt wie Todoist: Trotz der zahlreichen Funktionen wirkt die Oberfläche sehr aufgeräumt und übersichtlich.

Der Preis

Todoist ist in der Basis-Version kostenfrei. Wer die Premium-Funktionen nutzen möchte, zahlt 32 Euro im Jahr und wird nach zwölf Monaten gefragt, ob er Todoist weiter benutzen möchte oder nicht. Zahlende Kunden bekommen die oben beschriebenen Erinnerungen, können eigene Etiketten anlegen und jederzeit eine Übersicht der in den vergangenen Tagen erledigten Aufgaben einsehen. Wer möchte, kann dann eigene Filter erstellen, um zum Beispiel während der Arbeitszeit nur die beruflichen Aufgaben zu sehen.

Übrigens: Todoist funktioniert nicht nur allein, sondern auch im Team. Dann kann man sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und im Tool Kommentare hinzufügen.

Link

• www.todoist.com