Telefonkonferenz 4.0

Über Telefonkonferenzen werden gerne Witze gemacht: Die Tonqualität ist miserabel, die Teilnehmer kommen mit der Technik nicht zurecht, und am Ende ärgern sich alle, dass das Meeting deutlich länger gedauert hat als in dem Fall, dass alle in einem Raum Platz genommen hätten. Tools wie GoToMeeting von Citrix oder WebEx von Cisco machen Videokonferenzen deutlich einfacher – und lassen sich fast aus der Portokasse bezahlen. Beide Tools können im Redaktionsalltag helfen, Themen und Termine mit Kollegen abzustimmen, die nicht im selben Büro sitzen, oder zum Beispiel eine Schulung für mehrere Lokalredaktionen zu organisieren.

Funktionsweise

Der Organisator eines Meetings muss sich vorab auf GoToMeeting.de oder Webex.de registrieren und nach einem Probemonat auch bezahlen. Die Teilnehmer zahlen nichts. Zum vereinbarten Termin startet der Organisator das Meeting über die Weboberfläche und die Teilnehmer klicken einfach auf den Link, den sie zum Beispiel in der Termineinladung bekommen haben. Der Link öffnet sich im Browser, der Browser startet den Client und beim ersten Start gibt man noch seinen Namen und seine E-Mail-Adresse an, damit der Organisator (und jeder andere Teilnehmer) sehen kann, wer alles am virtuellen Besprechungstisch sitzt. Bei der ersten Nutzung von GoToMeeting lädt der Browser automatisch einen Windows- oder Mac-Client herunter, der ohne Admin-Rechte installiert wird. GoToMeeting bietet zwar auch einen Web-Client, aber dieser funktioniert nicht so stabil.

Mehr Möglichkeiten

Wer an seinem Rechner eine Webcam besitzt, kann diese einschalten und so von den anderen Teilnehmern gesehen werden. In der Praxis ist das sehr  nützlich, weil man viel besser die Reaktion eines Gesprächsteilnehmers  beurteilen kann, wenn man ihn auch sieht. Einer der Teilnehmer kann zudem seinen Monitor für alle anderen übertragen. So können Redaktionen zum Beispiel gemeinsam auf einen Themenplaner gucken oder den Seitenspiegel für die nächste Wochenendbeilage diskutieren. Ist einer der Teilnehmer unterwegs zum Termin, kann er sich entweder per iOS- oder Android-App einwählen oder zumindest per Telefon teilnehmen. Alternativ dazu kann man das Meeting aufzeichnen und später als Video zur Verfügung stellen. Praktisch ist: Über die Software kann der Organisator das Meeting steuern, also Teilnehmer stumm schalten, um bei einer Aufzeichnung weniger  Störgeräusche zu hören.

Was kosten die Tools?

Der Preis von Go-ToMeeting und WebEx richtet sich nach der maximalen Anzahl der Teilnehmer und muss nur vom Organisator gezahlt werden. Mit bis zu drei Teilnehmern telefoniert man bei GoTo-Meeting kostenfrei, bis zehn Teilnehmer kostet es 19 Euro pro Monat (wenn man einen Jahresvertrag abschließt, sonst 24 Euro) und für Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern zahlt der Organisator 29 bzw. 36 Euro im Monat. Ab diesem Pro-Tarif gibt es die Aufnahmefunktion und die mobilen Apps sowie einen frei wählbaren Meeting-Link, der sich wiederverwenden lässt.

WebEx bietet drei Tarife zur Auswahl: Meetings mit bis zu acht Teilnehmern kosten den Organisator 19 bzw. 15 Euro im Monat (bei jährlicher Zahlweise), Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern 38 bzw. 30 Euro, und Meetings mit bis zu  100 Teilnehmern schlagen mit 69 bzw. 55 Euro im Monat zu Buche.

Die richtige Ausrüstung

Wenn die Teilnehmer in größeren Räumen sitzen, lohnt sich die einmalige Anschaffung einer anständigen Webcam mit Tischmikrofon und Lautsprecher. Die Verwendung der im Computer eingebauten Webcam und des Mikrofons bietet sich nur an, wenn maximal zwei Teilnehmer davorsitzen. Bei mehr Teilnehmern ist das Bild unscharf und der Ton schlecht. Logitech bietet zwei gute Konferenzkameras: Das Modell „Group“ eignet sich für große Runden mit bis zu 14 Teilnehmern und kostet im Handel rund 900 Euro. Das Modell  „BCC950“ präsentiert sich als eine silberne Säule, die Mikro, Lautsprecher und Kamera enthält und rund 500 Euro kostet. Beide Sets werden per USB an den Rechner angeschlossen und funktionieren ohne Software-Installation.